Kommende hendelser
Februar 2017    
Man Tir Ons Tor Fre Lør Søn
    1 2 3 4 5
6 7 8 9 10 11 12
13 14 15 16 17 18 19
20 21 22 23

Arkivledersamling

Forum for gjensidig kompetanseutveksling arkivtjenestene imellom og en mulighet for bedre kontakt mellom fagmiljøet i IKA Trøndelag og arkivtjenestene i våre eierkommuner.
Tid: 10:00 am
Avdeling: Arkivdanning
close
24 25 26
27 28          

Arkivledersamling

Forum for gjensidig kompetanseutveksling arkivtjenestene imellom og en mulighet for bedre kontakt mellom fagmiljøet i IKA Trøndelag og arkivtjenestene i våre eierkommuner.
Tid: 10:00 am
Avdeling: Arkivdanning
close

Fagdag BK

IKA Trøndelag arrangerer fagdag om bevarings- og kassasjonsplan. Konkrete eksempler og gjennomgang lovverk og veileder.
Tid: 10:00 am
Avdeling: Arkivdanning
close

Arkivplansamling Region Nord

Arkivdanning holder arkivplansamling på Steinkjer for Inderøy, Levanger, Steinkjer, NTFK, Verdal og Verran. Samlingen avholdes i møterom Smia på Rådhuset på Steinkjer.
Tid: 10:00 am
Avdeling: Arkivdanning
close

Arkivplansamling Orkdalsregionen

Arkivdanning holder arkivplansamling på Orkanger for Agdenes, Frøya, Hemne, Hitra, Meldal, Orkdal, Skaun og Snillfjord. Samlingen avholdes i kommunestyresalen på Rådhuset på Orkanger.
Tid: 10:00 am
Avdeling: Arkivdanning
close

Kontaktkonferansen 2017

Tid: 10:00 am
Avdeling: Arkivdanning
close

Kontaktkonferansen 2017

Tid: 10:00 am
Avdeling: Arkivdanning
close

Arkivplansamling Fosenregionen

Arkivdanning holder arkivplansamling i Åfjord for Bjugn, Leksvik, Osen, Rissa, Roan, Ørland og Åfjord. Samlingen avholdes i kommunestyresalen i Rådhuset i Åfjord.
Tid: 10:00 am
Avdeling: Arkivdanning
close

Arkivplansamling Værnesregionen

Arkivdanning holder arkivplansamling i Stjørdal for Frosta, Malvik, Meråker, Selbu, Stjørdal og Tydal. Samlingen avholdes i kommunestyresalen i rådhuset på Stjørdalen.
Tid: 10:00 am
Avdeling: Arkivdanning
close
Søkeordsky
Lesesal
Generell informasjon:
IKA Trøndelags bestand formidles i hovedsak gjennom lesesalen i Båmannsgata 4.
Åpningstider:
Faste åpningstider lesesalen Båtmannsgata:
Tirs- og torsdag: 10:00 - 15:00

Ut over dette holder vi åpent etter avtale innenfor kjernetiden 09:00-14:30

Materiale fra Trondheimskommunene formidles gjennom lesesalen på Arkivsenter Dora.

Arkivsenteret har åpen lesesal:
Man-, tirs-, ons- og fredag: 09:00 – 15:00
Torsdag 09:00-18:00

For mest mulig effektiv bruk av din tid på lesesalen, anbefaler vi at du tar kontakt med oss i god tid før ditt besøk.

Hjemmesider som kulturhistorie

Nasjonalbiblioteket stoppet nylig slettingen av titusenvis av hjemmesider fra internettpubliseringens norske pionertid på 90-tallet.

[Klikk på bildet for å gå til originalbildet]

Foto: Roberto Latxa/Creative Commons Attribution 2.0 Generic.

Aftenposten kunne 27. oktober 2015 melde at 50.000 Telenor-kunder tidlig i oktober fikk varsel om at tjenesten Min hjemmeside ville bli lagt ned. Tjenesten var i sin tid myntet på privatpersoner som ville sette opp egne hjemmesider. Nasjonalbibliotekar Aslak Sira Myhre uttalte i den forbindelse til Aftenposten, at vi risikerte tap av en vesentlig del av nyere norsk kulturhistorie.

IKA Trøndelag viser i den forbindelse til at i 2014 kom det fra Riksarkivaren nye regler for bevaring og  kassasjon.

Til de nye beavringsreglene er det også laget en veiledning for hvordan  kommunalt arkivmateriale skal håndteres. Arkiv i denne sammenhengen omfatter all dokumentasjon som skapes som et ledd i kommunens eller fylkeskommunens virksomhet (Arkivlovens §2). Kommunale arkiv  er medieuavhengig og kan derfor være alt fra tradisjonelle papirarkiv, elektroniske arkiv og databaser til nyere medier  som SMS, nettskyer, websider og sosiale medier (for eksempel. Facebook).

Det kan være en utfordring når den nyere formen for medier skal bevaringsvurderes. Tanken bak en nettside eller facebook er at det er et dynamisk medium som hele tiden oppdateres med ny informasjon. Skal man sikre at all relevant informasjon bevares for  ettertiden vil man derfor måtte ta kopier av nettsiden fortløpende, noe som er svært arbeidskrevende og som ikke er nødvendig. For å bevaringsvurdere en nettside må man heller se på saksbehandlerrutinene i kommunen.

De fleste kommuner har en regel om at saksbehandling i utgangspunktet ikke skjer på websider, facebook, SMS osv. Man kan gjerne vise til kommunens saksbehandling på nettsidene, men saksbehandlingen skal dokumenteres i kommunens saksstyringssystem. Man sikrer på denne måten at saksbehandlingen tas vare på, er gjenfinnbar og hva som en gjeldende versjon av dokumentet. Det forutsettes selvsagt at opplysningene som legges på web ikke er sensitive personopplysninger eller er unntatt offentlighet.

Denne rutinen sikrer at dokumentasjonen av saksbehandlingen ivaretas. Samtidig skal kommunen kunne vise ettertiden den rollen de har i  samfunnet. Dette vil være interessant blant annet i framtidig forskning). En web- eller facebook side er i denne  sammenheng et verdifull dokument, som viser en av måtene kommunene kommuniserte med innbyggerne på,  fra midten av 90-tallet og fram til vår tid. Det er derfor  viktig å dokumentere en webside selv om kommunens informasjon om saksbehandling er mulig å finne i andre dokumentasjonssystem. Det finnes i dag verktøy som kan brukes til å bevare en nettside. Eksempler på dette er HTTrack og Offline Explorer. Kommunen må bare bestemme hvor ofte verktøyet skal benyttes.

Kort oppsummert kan en nettside derfor bevares ved hjelp av en rutine som sier følgende:

  1. Saksbehandling ikke foregår på internett men i  sakssystemet i kommunen, men man kan gjerne legge ut dokumentasjon fra sakssystemet til kommunens nettside.
  2. Man bestemmer hvor ofte nettsiden skal tas vare på ved hjelp  av egnet verktøy, som viser oppbygging og utseende på denne
  3. Rutinen dokumenteres i kommunens arkivplan og også gjerne i kvalitetssystemet og i bevarings- og kassasjonsplanen
Tekst: Geir Fossmo/IKA Trøndelag
Les mer:
Notiser
pic_KS-dokumentasjon-i-barneverntjenesten-feat
KS med veileder for barnevern
KS har fått utarbeidet en veileder og en rapport for håndtering av dokumentasjon i barnevernet. Målet er å avhjelpe forsvarlig og effektiv
ill_ikalogo
Utlysning av stilling som IT-arkivar
IKA Trøndelag utlyser fast 100% stilling som rådgiver. Vi ønsker med dette å styrke arbeidet innen digitalt depot ved å ansette en
Artikler
ill_arkivledersamling-feat
Arkivledersamling
IKA Trøndelag inviterer til arkivledersamling 23. februar 2017. Intensjonen er å etablere en møteplass for arkivfaglig utveksling for våre
IKAwood300
Kandidater til styret
Valgkomiteen for IKA Trøndelag oppfordrer eierkommunene til å komme med forslag på kandidater til styret for perioden 2017-2019. Det er to
Utstilling
pic_anvisning_feat
Vi markerer den internasjonale arkivdagen 9. juni med en liten morsomhet i...