Kommende hendelser
Februar 2017    
Man Tir Ons Tor Fre Lør Søn
    1 2 3 4 5
6 7 8 9 10 11 12
13 14 15 16 17 18 19
20 21 22 23

Arkivledersamling

Forum for gjensidig kompetanseutveksling arkivtjenestene imellom og en mulighet for bedre kontakt mellom fagmiljøet i IKA Trøndelag og arkivtjenestene i våre eierkommuner.
Tid: 10:00 am
Avdeling: Arkivdanning
close
24 25 26
27 28          

Arkivledersamling

Forum for gjensidig kompetanseutveksling arkivtjenestene imellom og en mulighet for bedre kontakt mellom fagmiljøet i IKA Trøndelag og arkivtjenestene i våre eierkommuner.
Tid: 10:00 am
Avdeling: Arkivdanning
close

Fagdag BK

IKA Trøndelag arrangerer fagdag om bevarings- og kassasjonsplan. Konkrete eksempler og gjennomgang lovverk og veileder.
Tid: 10:00 am
Avdeling: Arkivdanning
close

Arkivplansamling Region Nord

Arkivdanning holder arkivplansamling på Steinkjer for Inderøy, Levanger, Steinkjer, NTFK, Verdal og Verran. Samlingen avholdes i møterom Smia på Rådhuset på Steinkjer.
Tid: 10:00 am
Avdeling: Arkivdanning
close

Arkivplansamling Orkdalsregionen

Arkivdanning holder arkivplansamling på Orkanger for Agdenes, Frøya, Hemne, Hitra, Meldal, Orkdal, Skaun og Snillfjord. Samlingen avholdes i kommunestyresalen på Rådhuset på Orkanger.
Tid: 10:00 am
Avdeling: Arkivdanning
close

Kontaktkonferansen 2017

Tid: 10:00 am
Avdeling: Arkivdanning
close

Kontaktkonferansen 2017

Tid: 10:00 am
Avdeling: Arkivdanning
close

Arkivplansamling Fosenregionen

Arkivdanning holder arkivplansamling i Åfjord for Bjugn, Leksvik, Osen, Rissa, Roan, Ørland og Åfjord. Samlingen avholdes i kommunestyresalen i Rådhuset i Åfjord.
Tid: 10:00 am
Avdeling: Arkivdanning
close

Arkivplansamling Værnesregionen

Arkivdanning holder arkivplansamling i Stjørdal for Frosta, Malvik, Meråker, Selbu, Stjørdal og Tydal. Samlingen avholdes i kommunestyresalen i rådhuset på Stjørdalen.
Tid: 10:00 am
Avdeling: Arkivdanning
close
Søkeordsky
Lesesal
Generell informasjon:
IKA Trøndelags bestand formidles i hovedsak gjennom lesesalen i Båmannsgata 4.
Åpningstider:
Faste åpningstider lesesalen Båtmannsgata:
Tirs- og torsdag: 10:00 - 15:00

Ut over dette holder vi åpent etter avtale innenfor kjernetiden 09:00-14:30

Materiale fra Trondheimskommunene formidles gjennom lesesalen på Arkivsenter Dora.

Arkivsenteret har åpen lesesal:
Man-, tirs-, ons- og fredag: 09:00 – 15:00
Torsdag 09:00-18:00

For mest mulig effektiv bruk av din tid på lesesalen, anbefaler vi at du tar kontakt med oss i god tid før ditt besøk.

Hva er Noark-5?

IKA Trøndelag har den siste tiden ikke overraskende mottatt flere forespørsler om hjelp til vurdering av Noark-5 løsninger. I de fleste tilfeller dreier det seg om oppgradering av eldre systemer til en versjon som har midlertidig Noark-5 godkjenning. Dette gjelder både sak- og arkivsystem, så vel som fagsystem. Artikkelen er et forsøk på å adressere hva Noark-5 egentlig er, hvordan oppgradering kan vurderes og på oppgradering av fagsystemer.

[Noark5]Godkjenningsordningen

Hva betyr det at et system er godkjent i henhold til Noark-5-standarden? I bunn og grunn ikke så mye som en først skulle anta. Godkjenningsordningen for Noark-5 er todelt, og skiller mellom midlertidig- og endelig godkjenning. En midlertidig godkjenning krever at leverandør rapporterer inn systemet ved å bruke en standardisert egenerklæring, som gjør rede for systemets formål og hvilke obligatoriske Noark-5-krav systemet ikke tilfredsstiller. I tillegg krever Riksarkivet en midlertidig prøveavlevering som kan foretas fra et testoppsett hos leverandør. For endelig godkjenning skal uttrekket hentes fra et ekte produksjonsmiljø hos arkivskaper. Man skiller altså mellom det som heter en midlertidig og en endelig godkjenning. Pr. 1.6.2012 er samtlige godkjenninger midlertidige. Det som dog er viktig å merke seg er at Riksarkivet aldri tester kvaliteten på arkivdanningen, det er kun den tekniske kvaliteten på Noark-5-uttrekket som testes. I praksis betyr det at uttrekket validerer mot Noark-5 xml-skjemaer, og at det er velformet i henhold til xml 1.0 standarden. Det er også viktig å merke seg at Riksarkivet gir midlertidig godkjenning til systemer som ikke tilfredsstiller samtlige obligatoriske og betingede krav i Noark-5-standarden. I stedet adresseres manglene i godkjenningsbrevet i håp om at leverandørene på egen hånd skal håndtere disse. I bunn og grunn så bør en Noark-5-godkjenning kun anses som en garanti for at systemet evner å produsere uttrekk av god teknisk kvalitet.

Datakvalitet

Det er viktig å være bevisst på forskjellen mellom teknisk kvalitet og datakvalitet hva uttrekket angår. Med datakvalitet menes i hvilken grad data man står igjen med representerer virkeligheten slik den fant sted – oversatt til et arkivspråk; i hvilken grad evner uttrekket å dokumentere saksgangen slik den fant sted. Dette er et særlig aktuelt tema dersom man ønsker at Noark-5-systemet skal understøtte fullelektronisk danning og bevaring. Samtlige registreringer som tidligere svært enkelt ble håndtert i et papirbasert arkiv – eksempelvis dobbel signatur, hvor enhetsleder sammen med saksbehandler signerte vedtak – må nå håndteres av systemet. God datakvalitet i et fullelektronisk system forutsetter med andre ord to ting:

  1. Systemet må evne å understøtte saksgangen ved å generere opplysninger som dokumenterer at saksgangen har foregått riktig.
  2. Systemet må sørge for at bevaringsverdige opplysninger fra en saksgang blir fryst korrekt i Noark-5-kjernen slik at de blir med ut i endelig uttrekk.

Når man krav spesifiserer en Noark-5 indre kjerne, spesifiserer man på mange måter hva man ønsker å stå igjen med av bevaringsverdige opplysninger fra saksgangen. En kravspesifikasjon av en Noark-5 indre kjerne handler i stor grad om å spesifisere arkivstrukturen man ønsker å benytte. Det vil si hvilke opplysninger som skal fryses og hvordan disse opplysningene skal være strukturert. En kravspesifikasjon av Noark-5 ytre kjerne blir da det motsatte. Her spesifiserer man hvilken funksjonalitet systemet skal inneholde og generere registreringer og opplysninger på grunnlag av. Disse to delene må spille på lag. Man kommer ingen vei dersom man har et godt forsystem som genererer samtlige nødvendige opplysninger for å dokumentere saksgangen slik den fant sted, dersom kjernen kun evner å fryse et fåtall av disse. Motsatt, dersom kjernen er godt spesifisert og evner å fryse det som er bevaringsverdig uten at forsystemet evner å generere nødvendige bevaringsverdige opplysninger så er man like langt. Forsystem og kjernen må spille på lag. Det er her viktig å merke seg betydningen av termen «fullelektronisk dokument» – mange misforstår dette begrepet og antar at det kort og godt er PDF/A dokumentet det refereres til her. Jeg mener dette er feil. På engelsk benytter man et begrep som heter «record», som kort og godt er dokumentasjonen for en transaksjon. Jeg forstår begrepet «fullelektronisk dokument» som fullstendig dokumentasjon på alle bevaringsverdige aspekter ved en transaksjon eller saksgang. Eksempelvis et endelig vedtak som foreligger som et PDF/A dokument, men like viktig; elektroniske registreringer som i god nok grad evner å dokumentere hvem som har gjort hva og når dette ble gjort – altså saksgangen bak vedtaket.

Så langt er alt greit, men her møter vi på vår første utfordring. Implementering av Noark-5-systemer i det norske markedet, var opprinnelig tenkt slik at arkivskapere selv skulle kravspesifisere sine behov og få levert system i henhold til disse. Det man ikke evnet å forutse, var at de fleste kommuner verken har ressurser eller nok kompetanse til å skrive gode kravspesifikasjoner basert på Noark-5. Om kommuner noensinne hadde hatt råd til å kjøpe systemer i henhold til individuelle kravspesifikasjoner er et annet spørsmål. Markedet svarte veldig fort på dette, og presenterte systemer midlertidig godkjent som Noark-5 som hyllevare. I praksis betyr dette at «første generasjon» Noark-5-systemer i stor grad har blitt kravspesifisert av leverandør, ikke kunde. Unntak eksisterer, eksempelvis FOT-prosjektet hvor et antall fylkeskommuner har gått sammen med Software Innovation for å utvikle en fylkeskommunal versjon av Public 360. Trondheim kommune sin løsning for digitalisering av papirbaserte byggesaksmapper er et annet. Men for det fleste kommuner vil det første møte med Noark-5 være i form av oppgradering av eksisterende hyllevare.

Jeg har ingenting i mot hyllevareprodukter. Jeg er faktisk svært glad i dem og benytter dem daglig. De er kostnadseffektive, benyttes av mange og hjelp er ofte bare en telefonsamtale unna. Utfordringen knyttet til Noark-5-hyllevare er at mange ikke helt vet hva de får levert, og heller ikke har nok kompetanse til på egen hånd å vurdere om løsningen er «god nok» – god nok til hva?

Er Noark-5 systemet vi nå oppgraderer til godt nok?

Hva sak- og arkivsystemer angår, også kjent som Noark-4-systemer eller journalføringssystemer, vil jeg hevde at Noark-5 ikke endrer disse veldig mye. I hvert fall ikke for den «første generasjonen», som jeg kaller oppgraderingene som nå rulles ut. Disse systemene har siden Noark-4 kom i 1999 hatt mulighet til å føre emne- og objektserier fullelektronisk. Her har man med andre ord allerede i 13 år forholdt seg til en fullelektronisk tankegang. Jeg håper likevel at uttrekksmodulen nå fungerer fra første dag, samt at GeoIntegrasjonsprosjektet benyttes for å løse utfordringene knyttet til integrasjoner. GeoIntegrasjon (GI-standarden) er et prosjekt i regi av Kommunenes sentralforbund (KS) og Statens kartverk. Formålet med prosjektet er å utarbeide felles grensesnittstandarder og prinsipper for samspill mellom fagsystemer og sak-/arkivsystemer innenfor kommunal sektor. Resultatet av dette prosjektet ble tatt med i Noark-5 versjon 3.0, og skal fungere som en standardisering av informasjonsutveksling mellom forsystem og kjerne. I praksis betyr dette at det å integrere fagsystemer mot en kjerne skal være enklere enn det var i Noark-4, såfremt både Noark-5-kjernen og fagsystemet følger GI-standarden. Mer informasjon om GeoIntegrasjonsprosjektet finnes her www.geointegrasjon.no.

Jeg tror det i første omgang er på fagsystemer Noark-5 vil gjøre seg mest bemerket, da standarden åpner for å føre disse fullelektronisk. Flere leverandører av fagsystemer har allerede fått midlertidig godkjenning for sine løsninger. Det er også her IKA Trøndelag har fått flest henvendelser i forhold til hjelp med vurdering av systemer. Den enkle tilnærmingen er at man må etterprøve systemet i forhold til om det evner å håndtere danning og bevaring av fullelektroniske dokumenter, som omtalt ovenfor. Og kanskje enda viktigere; avdekke de tilfellene hvor systemet enten har mangler i forhold til danning eller endelig bevaring i kjernen slik at disse kan håndteres vha. rutiner. Dette vil være en todelt prosess hvor man:

 

  1. Kartlegger bevaringsverdige opplysninger systemet må produsere i løpet av danning
  2. Sammenligner disse med et prøveuttrekk

Det første steget er utfordrende, og innebærer en fullstendig kartlegging av saksgangen slik den er tenkt i forhold til bevaringsverdige opplysninger. Dette betyr i praksis at man må sette seg ned og identifisere hvilke deler av saksgangen som må dokumenteres. Dette for at det endelige resultatet skal kunne anses som et fullelektronisk dokument. Det er også her kommunen må ta standpunkt til om man fremdeles ønsker å jobbe slik man jobber i dag eller om man ønsker å innføre nye rutiner og ny saksflyt, for å effektivisere saksbehandling. Dette mener jeg er et spørsmål som best kan besvares av saksbehandlere på aktuelt fagområde i samarbeid med arkivleder. Ingen kjenner de enkelte fagområdene bedre enn de som jobber med de fra dag til dag. Dette er noe som gjerne kan gjøres i forbindelse med utarbeidelse med arkivplan.

Hva den andre delen av prosessen angår, åpner Noark-5 for muligheter kommunen på egen hånd ikke kunne gjennomføre i Noark-4. Noark-4-uttrekk var dette svært vanskelig å etterprøve manuelt. Noark-5-uttrekk har heldigvis en langt mer fornuftig struktur som er enklere å forholde seg til:
[Noark-5 uttrekksstruktur]

Noark-4 uttrekk var det jeg liker å kalle tabellorientert. Til tross for at informasjonen forelå i et XML-format, lå informasjonen spredt utover flere XML dokument, organisert slik vi kjenner det fra relasjonsbaser. Noark-5-uttrekk har en enklere logisk struktur. Uttrekket skal slavisk følge arkivstrukturen slik den er definert i Noark-5 kjernen. Til tross for at det fremdeles er XML som benyttes, skal det være mulig å lese seg frem til hvilke registreringer som bevares i kjernen. Med andre ord: Hvert eneste nivå i arkivstrukturen presentert overfor er en samling registreringer, eller metadataelementer som det heter i Noark-5-standarden. XML er et tag-basert språk, som i praksis betyr at hver eneste registrering skal begynne og slutte med navnet på registreringen – 01.01.2008. Dersom man går gjennom samtlige registreringer på hvert nivå i uttrekket, ender man opp med en oversikt over arkivstrukturen i kjernen – altså en fullstendig oversikt over hvilke registreringer som fryses i kjernen. For en nærmere beskrivelse av hvilke filer som produseres i løpet av et Noark-5 uttrekk samt hva de inneholder kan man gå til Arkivverkets hjemmesider(1).

For tilfeller hvor bevaringsvurdering står i overenstemmelse med registreringene som blir med i uttrekket, kan man si at man har et system som både evner å danne og bevare fullelektronisk dokumentasjon. I motsatt tilfelle blir spørsmålet: I hvilken grad det er mulig å etablere rutiner for å få dokumentert de steg av saksbehandlingen som systemet eller tilhørende kjerne ikke evner å dokumentere selv. Og å definere disse i arkivplan.

Dette er muligens en naiv prosess. For tilfeller hvor man oppgraderer fagsystemer til Noark-5-godkjente versjoner, mener jeg likevel at den er enkel nok til å indikere om løsningen er god nok eller ikke. Samtidig vil en slik gjennomgang tvinge forvaltningsorganet til selv å ta stilling til hva de egentlig får levert, da mitt viktigste poeng her kanskje er at man ikke skal se seg blind på en Noark-5-godkjenning. Datakvaliteten i en Noark-5-godkjent løsning, er på ingen måte garantert; den må kunde selv ta stilling til. Noark-5 forutsetter i bunn og grunn en fullstendig kravspesifikasjon fra kunde. I tilfeller hvor man får levert hyllevare må man ta denne jobben i etterkant og etterprøve hva man faktisk får levert. Spørsmålet er ikke om systemene er gode nok for fullelektronisk danning og bevaring. De er godkjente for dette. Spørsmålet er i hvilken grad forvaltningsorganet er kjent med begrensninger og muligheter i systemet sett i forhold til sitt eget behov. Dersom forvaltningsorganet tar høyde for eventuelle mangler samtidig som man utnytter samtlige muligheter som ligger i systemet, så mener jeg svaret må være ja – i så tilfelle er systemet godt nok.

1 http://www.arkivverket.no/arkivverket/Offentlig-forvaltning/Noark/Noark-5/Godkjenning/Prosessbeskrivelse, punkt nr. 4 «Produksjon av uttrekk for midlertidig godkjenning»

Som alltid vil jeg avslutte teksten med å stadfeste at artikkelen er min forståelse av Noark-5 som rådgiver ved IKA Trøndelag. Dersom noe skulle vise seg å være feilaktig eller manglende, tar jeg gjerne imot tilbakemeldinger på det. Artikkelen vil i så tilfelle revideres i henhold til tilbakemeldingene.

petter.pedryc@ika-trondelag.no

Last ned filen som PDF:

Notiser
pic_KS-dokumentasjon-i-barneverntjenesten-feat
KS med veileder for barnevern
KS har fått utarbeidet en veileder og en rapport for håndtering av dokumentasjon i barnevernet. Målet er å avhjelpe forsvarlig og effektiv
ill_ikalogo
Utlysning av stilling som IT-arkivar
IKA Trøndelag utlyser fast 100% stilling som rådgiver. Vi ønsker med dette å styrke arbeidet innen digitalt depot ved å ansette en
Artikler
ill_arkivledersamling-feat
Arkivledersamling
IKA Trøndelag inviterer til arkivledersamling 23. februar 2017. Intensjonen er å etablere en møteplass for arkivfaglig utveksling for våre
IKAwood300
Kandidater til styret
Valgkomiteen for IKA Trøndelag oppfordrer eierkommunene til å komme med forslag på kandidater til styret for perioden 2017-2019. Det er to
Utstilling
pic_anvisning_feat
Vi markerer den internasjonale arkivdagen 9. juni med en liten morsomhet i...