Erfaringer fra et BK-prosjekt - Interkommunalt arkiv Trøndelag iks

Noe av det siste Arkivtjenestene i gamle Nord- og Sør-Trøndelag fylkeskommuner gjorde, var å ferdigstille en komplett bevarings- og kassasjonsplan. Daværende konstituerte fylkesarkivar deler gjerne gode råd og erfaringer med andre som skal i gang med BK-vurderinger.

Når man har BK-kartlagt to fylkeskommuner, fortjener man kake. Daværende konstituerte fylkesarkivar i STFK Hanne Furberg (t.v.) og prosjektleder og prosjektleder Torgrim Karlsen (t.h.).

Sukesssfaktorer

Godt samarbeid og bra sammensetning av kompetanse i prosjektgruppen med en fleksibel og pragmatisk tilnærming
Gjenbruk med nødvendig tilpasning av maler m.m. fra Trondheim kommune ga oss en veldig god start på prosjektet
At vi valgte å gjennomføre hele kartleggingen selv internt i fylkeskommunen, og ikke involvere andre fylkeskommuner i hovedkartleggingen, har gitt oss bedre kontroll på fremdrift
Prosjektets aktiviteter i form av oppstarts- og arbeidsmøter har bidratt til økt bevissthet og engasjement rundt arkivering, som igjen har forenklet prosjektgjennomføringen

Usikkerhet

Følgende risikoelementer inngikk i styringsdokumentet. Se kommentarer til de enkelte elementene i tabellen. Den største utfordringen har vært tilgjengelig tid for medlemmer i prosjektgruppen, samt å få frigjort nok tid hos fagressurser i linjen.

Risiko	Beskrivelse	Kommentar
Manglende forankring/forståelse hos enhetsledere	Prosjektet er ikke forankret godt nok hos enhetsledere, og formålet blir ikke forstått i tilstrekkelig grad.	Prosjektet har klart å forankre prosjektet rimelig bra gjennom de informasjonsmøter og den dialogen som har vært gjennomført
Tilgang på fagressurser fra enhetene	Enhetsledere (internt eller eksternt) frigir ikke ressurser prosjektet er avhengig av for kartlegging og gjennomføring av BK-vurderingen. Har sammenheng med risiko nr. 1.	Dette har vært svært krevende, da mange ressurser har vært svært opptatt med andre aktiviteter i forbindelse med sammenslåingen av de to fylkeskommunene. Dette har medført at vi ikke har klart å avslutte prosjektet helt i henhold til plan (se mer i kapittel 5)
Usikkert omfang og detaljnivå på kartleggingen	Gjør det vanskelig å anslå hvor lang tid og hvor mye ressurser prosjektet behøver for å utarbeide BK-planen	Detaljeringsnivået varierer nok en del, men vi har klart å finne en passelig form gjennom arbeidet som er gjort.
Uenighet blant fagpersoner om BK-vurderinger	En kan oppleve uenighet om hvorvidt et dokument skal bevares eller ikke.	Dette har ikke vært noe problem.
Ressurser (folk) til gjennomføring	Usikkert om prosjektgruppen har nok kapasitet til å følge opp alle kartleggingsmøtene m.m.	Sykmelding og mange andre oppgaver har medført stor arbeidsbelastning på flere i prosjektgruppen
Omfang av intern høring	Det er usikkert hvor mye arbeid den interne høringen vil medføre	Dette har vist seg å gå relativt greit siden grunnlaget har vært bra.
Tidsbruk til ekstern høring	Det er usikkert om FOT og andre fylkeskommuner har kapasitet og tid til å komme med tilbakemeldinger innen høringsfristen på 5 uker.	Dette har vist seg å gå greit, men noen fylkeskommuner har meldt fra at de ikke har kapasitet til å gjennomføre en skikkelig høring.

Viktige læringspunkter

Prosjektdeltakernes tid burde vært tydeligere dedikert for å få mer trykk på gjennomføringen. Når linjeoppgaver skal prioriteres mot prosjektoppgaver, er det som oftest linjeoppgavene som vinner.

Prosjektet ble etablert som et samarbeidsprosjektet mellom tidligere Nord- og Sør-Trøndelag fylkeskommuner. Det var helt nødvendig å få oversikt over dokumentasjonshåndtering i «eget hus» i forbindelse med sammenslåinga av de to fylkeskommunene, men også grunnet en økende etterspørsel hos arkiv, etter føringer på hvor og hvordan dokumentasjonshåndtering bør/skal skje.

Prosjektarbeidet startet før noe vedtak om sammenslåing ble gjort, da vi uansett hadde tenkt å kjøre dette som et samarbeid, og det var uproblematisk å få gehør for dette hos ledelsen i fylkene. Det ble tidlig besluttet at vi skulle engasjere ekstern prosjektledelse, både grunnet ressursbehovet men også grunnet det at vi var to fylkeskommuner som måtte koordineres i «hvert vårt» og ledes i et samlet prosjekt.

I oppstartsfasen av prosjektet planla vi å knytte til oss kartleggingsressurser fra de ulike fylkeskommunene i FOT-samarbeidet. Etter en risiko- og sårbarhetsanalyse, besluttet vi derimot å foreta hovedkartlegging for alle funksjonsområder selv. Hovedsakelig grunnet usikkerhet knyttet til tid til ekstern høringsprosess, og behovet for egenkontroll på gjennomføring.

Metodikken og malverk vi brukte, baserte seg på det Trondheim kommune hadde benyttet i sin prosjektgjennomføring. Å få ta i bruk grunnlagsdokumentasjon fra Trondheim kommune sitt BK-prosjekt, var en «gullgruve» i egen oppstartsfase og sparte oss for mye tid og arbeid.

Metodikken gikk blant annet ut på å fordele hovedkartlegging for de ulike fagområdene mellom Sør og Nord. Deretter foretok vi intern høring hos hverandre samtidig med den eksterne høringa. Til å begynne med sendte vi på høring kun til FOT-fylkeskommunene, men pga. verdien av å få inn flere høringssvar, ble også de andre fylkeskommunene i landet invitert til å gi innspill.

Etter hvert som tiden mot sammenslåing nærmet seg, ble det tydelig at fagpersoner i egen organisasjon (som vi var avhengig av at skulle delta), måtte prioritere oppgaver knyttet til sammenslåinga. Dette satte oss en del tilbake mtp framdrift og videre gjennomføring. Når det gjelder selve BK-vurderinga, har vi hatt et veldig godt samarbeid med IKA Trøndelag. De har hjulpet oss med å identifisere bevaringsområdene, lover og forskrifter. Jeg vil si det har vært en suksessfaktor at noen utenfor egen organisasjon har stilt spørsmål til de kartleggingen som har vært gjort, og til de interne BK-vurderingene som har vært foreslått.

Oppsummering

Kort oppsummert er det ressursene underveis som har vært utfordrende. Både å ha nok dedikerte ressurser til selve kartleggingene sammen med fagpersoner, men også til videre oppfølging etter høringsrunder. Det som har overrasket oss i prosjektet, er blant annet hvor enkelt det har vært å få gehør hos ledelsen; til å sette av ressurser til å jobbe med oss på arkiv. Vi fikk tidlig i prosjektet tilbakemeldinger fra fagpersoner om at vi hadde et noe tungt arkivfaglig fokus, så dette justerte vi. Det har likevel overrasket oss hvor engasjert fagpersonene har vært og hvor positive de har stilt seg til prosjektet.

Det nye fylket har allerede begynt å benytte seg av kartleggingene som er gjort mtp «hvem gjør hva hvor, hvordan og når», og bevisstheten rundt arkivplikt og dokumentasjonshåndtering oppleves som større nå, enn tidligere. I hvert fall opplever arkiv en stor pågang med henvendelser om å etablere felles og enhetlig praksis for dokumentasjonshåndtering; overordnede prosedyrer, omforente skrivenormer og veiledere.

Det blir spennende å legge BK-prosjektets arbeid til grunn når vi snart tar til med ny kravspesifikasjon for sak-/arkivløsning.

Last ned som PDF:

Erfaring BK-kartlegging STFK og NTFK [pdf-fil 256 kB]

Tekst: STFK/Hanne Furberg feb. 2018.