Hjemmesider som kulturhistorie

Nasjonalbiblioteket stoppet nylig slettingen av titusenvis av hjemmesider fra internettpubliseringens norske pionertid på 90-tallet.

Foto: Roberto Latxa/Creative Commons Attribution 2.0 Generic.

IKA Trøndelag viser i den forbindelse til at i 2014 kom det fra Riksarkivaren nye regler for bevaring og  kassasjon.

Til de nye beavringsreglene er det også laget en veiledning for hvordan  kommunalt arkivmateriale skal håndteres. Arkiv i denne sammenhengen omfatter all dokumentasjon som skapes som et ledd i kommunens eller fylkeskommunens virksomhet (Arkivlovens §2). Kommunale arkiv  er medieuavhengig og kan derfor være alt fra tradisjonelle papirarkiv, elektroniske arkiv og databaser til nyere medier  som SMS, nettskyer, websider og sosiale medier (for eksempel. Facebook).

Det kan være en utfordring når den nyere formen for medier skal bevaringsvurderes. Tanken bak en nettside eller facebook er at det er et dynamisk medium som hele tiden oppdateres med ny informasjon. Skal man sikre at all relevant informasjon bevares for  ettertiden vil man derfor måtte ta kopier av nettsiden fortløpende, noe som er svært arbeidskrevende og som ikke er nødvendig. For å bevaringsvurdere en nettside må man heller se på saksbehandlerrutinene i kommunen.

De fleste kommuner har en regel om at saksbehandling i utgangspunktet ikke skjer på websider, facebook, SMS osv. Man kan gjerne vise til kommunens saksbehandling på nettsidene, men saksbehandlingen skal dokumenteres i kommunens saksstyringssystem. Man sikrer på denne måten at saksbehandlingen tas vare på, er gjenfinnbar og hva som en gjeldende versjon av dokumentet. Det forutsettes selvsagt at opplysningene som legges på web ikke er sensitive personopplysninger eller er unntatt offentlighet.

Denne rutinen sikrer at dokumentasjonen av saksbehandlingen ivaretas. Samtidig skal kommunen kunne vise ettertiden den rollen de har i  samfunnet. Dette vil være interessant blant annet i framtidig forskning). En web- eller facebook side er i denne  sammenheng et verdifull dokument, som viser en av måtene kommunene kommuniserte med innbyggerne på,  fra midten av 90-tallet og fram til vår tid. Det er derfor  viktig å dokumentere en webside selv om kommunens informasjon om saksbehandling er mulig å finne i andre dokumentasjonssystem. Det finnes i dag verktøy som kan brukes til å bevare en nettside. Eksempler på dette er HTTrack og Offline Explorer. Kommunen må bare bestemme hvor ofte verktøyet skal benyttes.

Kort oppsummert kan en nettside derfor bevares ved hjelp av en rutine som sier følgende:

1. Saksbehandling ikke foregår på internett men i  sakssystemet i kommunen, men man kan gjerne legge ut dokumentasjon fra sakssystemet til kommunens nettside.
2. Man bestemmer hvor ofte nettsiden skal tas vare på ved hjelp  av egnet verktøy, som viser oppbygging og utseende på denne
3. Rutinen dokumenteres i kommunens arkivplan og også gjerne i kvalitetssystemet og i bevarings- og kassasjonsplanen

• Nasjonalbiblioteket: Telenor må utsette sletting av titusenvis av hjemmesider [Ekstern lenke til Aftenposten]
• Titusener av hjemmesider lagres i historisk kopi, men slettes for vanlige brukere allerede søndag [Ekstern lenke til Aftenposten]
• HTTrack [ekstern lenke til HTTrack]
• Offline Explorer [ekstern lenke til MataCreations]