Kommende hendelser
  April 2018  
Mo Tu We Th Fr Sa Su
            1
2 3 4 5 6 7 8
9 10 11 12 13 14 15
16* Arkivplan Namdalsregionen at 09:00
17* Arkivplan Namdalsregionen at 09:00
18* Arkivledersamling at 10:00
19 20 21 22
23 24 25 26 27 28 29
30            

Arkivplansamling Fjellregionen

Arkivdanning holder arkivplansamling for Holtålen, Klæbu, Melhus, Midtre Gauldal, Oppdal, Os, Rennebu og Røros. Samling holdes i kommunestyresalen på Rådhuset på Støren.
Tid: 10:00
Avdeling: Arkivdanning

close
Lesesal
Generell informasjon:
IKA Trøndelags bestand formidles i hovedsak gjennom lesesalen i Båtmannsgata 4.
Åpningstider:
Faste åpningstider lesesalen Båtmannsgata:
Tirs- og torsdag: 10:00 - 15:00

Ut over dette holder vi åpent etter avtale innenfor kjernetiden 09:00-14:30

Materiale fra Trondheimskommunene formidles gjennom lesesalen på Arkivsenter Dora.

Arkivsenteret har åpen lesesal:
Man-, tirs-, ons- og fredag: 09:00 – 15:00
Torsdag 09:00-18:00

For mest mulig effektiv bruk av din tid på lesesalen, anbefaler vi at du tar kontakt med oss i god tid før ditt besøk.

Hjemmesider som kulturhistorie

Nasjonalbiblioteket stoppet nylig slettingen av titusenvis av hjemmesider fra internettpubliseringens norske pionertid på 90-tallet.

[Klikk på bildet for å gå til originalbildet]

Foto: Roberto Latxa/Creative Commons Attribution 2.0 Generic.

Aftenposten kunne 27. oktober 2015 melde at 50.000 Telenor-kunder tidlig i oktober fikk varsel om at tjenesten Min hjemmeside ville bli lagt ned. Tjenesten var i sin tid myntet på privatpersoner som ville sette opp egne hjemmesider. Nasjonalbibliotekar Aslak Sira Myhre uttalte i den forbindelse til Aftenposten, at vi risikerte tap av en vesentlig del av nyere norsk kulturhistorie.

IKA Trøndelag viser i den forbindelse til at i 2014 kom det fra Riksarkivaren nye regler for bevaring og  kassasjon.

Til de nye beavringsreglene er det også laget en veiledning for hvordan  kommunalt arkivmateriale skal håndteres. Arkiv i denne sammenhengen omfatter all dokumentasjon som skapes som et ledd i kommunens eller fylkeskommunens virksomhet (Arkivlovens §2). Kommunale arkiv  er medieuavhengig og kan derfor være alt fra tradisjonelle papirarkiv, elektroniske arkiv og databaser til nyere medier  som SMS, nettskyer, websider og sosiale medier (for eksempel. Facebook).

Det kan være en utfordring når den nyere formen for medier skal bevaringsvurderes. Tanken bak en nettside eller facebook er at det er et dynamisk medium som hele tiden oppdateres med ny informasjon. Skal man sikre at all relevant informasjon bevares for  ettertiden vil man derfor måtte ta kopier av nettsiden fortløpende, noe som er svært arbeidskrevende og som ikke er nødvendig. For å bevaringsvurdere en nettside må man heller se på saksbehandlerrutinene i kommunen.

De fleste kommuner har en regel om at saksbehandling i utgangspunktet ikke skjer på websider, facebook, SMS osv. Man kan gjerne vise til kommunens saksbehandling på nettsidene, men saksbehandlingen skal dokumenteres i kommunens saksstyringssystem. Man sikrer på denne måten at saksbehandlingen tas vare på, er gjenfinnbar og hva som en gjeldende versjon av dokumentet. Det forutsettes selvsagt at opplysningene som legges på web ikke er sensitive personopplysninger eller er unntatt offentlighet.

Denne rutinen sikrer at dokumentasjonen av saksbehandlingen ivaretas. Samtidig skal kommunen kunne vise ettertiden den rollen de har i  samfunnet. Dette vil være interessant blant annet i framtidig forskning). En web- eller facebook side er i denne  sammenheng et verdifull dokument, som viser en av måtene kommunene kommuniserte med innbyggerne på,  fra midten av 90-tallet og fram til vår tid. Det er derfor  viktig å dokumentere en webside selv om kommunens informasjon om saksbehandling er mulig å finne i andre dokumentasjonssystem. Det finnes i dag verktøy som kan brukes til å bevare en nettside. Eksempler på dette er HTTrack og Offline Explorer. Kommunen må bare bestemme hvor ofte verktøyet skal benyttes.

Kort oppsummert kan en nettside derfor bevares ved hjelp av en rutine som sier følgende:

  1. Saksbehandling ikke foregår på internett men i  sakssystemet i kommunen, men man kan gjerne legge ut dokumentasjon fra sakssystemet til kommunens nettside.
  2. Man bestemmer hvor ofte nettsiden skal tas vare på ved hjelp  av egnet verktøy, som viser oppbygging og utseende på denne
  3. Rutinen dokumenteres i kommunens arkivplan og også gjerne i kvalitetssystemet og i bevarings- og kassasjonsplanen
Tekst: Geir Fossmo/IKA Trøndelag
Les mer:
Notiser
Arkivverket om GDPR
Arkivverket har kommet med en kommentar knyttet til innføringen av EUs forordning for personvern (GDPR). Om offentlige organ med arkivplikt etter
Arkivledersamling
IKA Trøndelag inviterer til arkivledersamling onsdag 18. april på Arkivsenter Dora i Trondheim. Hovedtema for dagen vil bli den nye
Artikler
Erfaringer fra et BK-prosjekt
Noe av det siste Arkivtjenestene i gamle Nord- og Sør-Trøndelag fylkeskommuner gjorde, var å ferdigstille en komplett bevarings- og
Vi beklager: Teknisk feil!
Vi har hatt og har fremdeles noen problemer med hjemmesidene våre. Vi har likevel valgt å kjøre dem opp igjen, for at kataloger og ressurser skal
Utstilling
Vi markerer den internasjonale arkivdagen 9. juni med en liten morsomhet i...