Ny produksjonsløype

Digitalt depot har siden 2018 gjennomført møter med totalt 36 eiere av IKA Trøndelag IKS i forbindelse med ny produksjonsløye for deponering.

Foto: Theodor With foto.

Møtene har fokusert på kommunens ansvar i den nye produksjonsløypa. Vi noterer oss at Arkivverket nå også tar i bruk produksjonsløypen utviklet av KDRS (se lenke nederst på sida).

Kort forklart baserer produksjonsløypa seg på to enkle elementer:

1. SIARD formatet

SIARD formatet er et uttrekksformat som tillater at man gjennomfører en fullstendig kopi av en hel database. SIARD formatet ble utviklet under det internasjonale E-ARK prosjektet, som er et samarbeidsprosjekt mellom flere europeiske land (https://eark-project.com/)

2. Documaster Decom

KDRS har i samarbeid med Documaster utviklet depotverktøyet Decom. Decom automatiserer i stor grad jobben med å dokumentere SIARD uttrekk, og fungerer ressursbesparende for det digitale depot.

Den nye produksjonsløypa har som formål å gjøre det enklere for kommuner å deponere digitalt materiale fra systemer som ikke er godkjent i henhold til Noark-5. Kommunens ansvar i den nye løypa er å kartlegge avsluttede systemer og produsere SIARD uttrekk av disse, med programvare og bistand fra IKA Trøndelag.

Til tross for at den nye produksjonsløypen presenterer mange fordeler er det viktig å huske at den også har noen ulemper. Primært gjelder det at materialet deponeres uordnet, og krever videre ordning før det kan gjenbrukes og gjøres tilgjengelig. Det er kommunen som selv må ta kostnaden knyttet til ordning av materialet den dagen det skal gjenbrukes. Materialet deponeres også med samtlige feil og mangler som er tilstede idet SIARD filen genereres, noe som betyr at kommunen får et større ansvarlig i forhold til å gå gjennom og avslutte systemet ordentlig før det deponeres.

SIARD formatet har av Arkivverket nå blitt godkjent som et uttrekksformat for alle systemer unntatt de som er Noark-5 godkjent. SIARD formatet var tidligere benyttet for å ta uttrekk av og bevare opplysninger fra fagsystemer uten Noark godkjenning. Vi ser nå at SIARD formatet godkjennes som et uttrekksformat også for Noark-3 og Noak-4 godkjente systemer.

Les mer:

•  Ny metode for å sikre arkiv i kommunal sektor [Ekstern lenke til Arkivverkets nettsted]