Arkivverket har spesifisert en formulering i veilederen til kommunereformen. Det er ikke mulig å søke dispensasjon fra kravet om å avslutte arkiver ved en sammenslåing.
Det finnes altså ingen hjemmel i arkivregelverket som åpner for at offentlige organ kan arkivere i annet organs arkiver i stedet for å etablere egne arkiver.Det er en formulering på www.kommunereformarkiv.no, som nå er fjernet. Formuleringen vist til Arkivforskriftens § 17 siste ledd, hvor det heter at:
«Dersom eit offentleg organ tek over eit saksområde og det tilhøyrande arkivmaterialet frå eit anna organ, skal dette arkivmaterialet vere åtskilt frå anna arkivmateriale. Riksarkivaren kan etter søknad gjere unntak frå dette kravet.»
Det er hvor saksområde og medhørende arkivmateriale overføres fra organ til organ, hvor forskriftens § 17 hjemler unntaket om å holde overførte arkiver fra mottakerorganets arkiver.
Les mer: