DIAS-prosjektet oppsummerer - Interkommunalt arkiv Trøndelag iks

Prosjektet ”Arkivpakkestruktur i digitalskapt arkivmateriale”, senere omdøpt til DIAS – Digital Arkivpakkestruktur, oppsummerer arbeidet så langt og skisserer veien videre.

Foto: Marieke Kuijjer/Creative Commons Attribution-ShareAlike 2.0 Generic

Norge er i sammenligning med andre land langt frem når det gjelder arkivdanning, dette skyldes lovverk som regulerer saksbehandling ved offentlige institusjoner og Noark standard som regulerer dokumentasjon av saksbehandlingen. På bevaringssiden henger vi etter, vi har et tynt lovverk som regulerer tjenester og funksjon på innsiden av depotinstitusjoner.

DIAS prosjektet har hatt som mål å adressere disse utfordringene ved å både foreslå og implementere en arkivpakkestruktur. Det å implementere betyr i dette tilfelle at prosjektet må resultere i konkrete maler som institusjoner kan benytte for å lage arkivpakker.

En enhetlig definert arkivpakkestruktur er dessverre ikke nok i seg selv, pakken må til enhver tid forvaltes og administreres riktig. På samme måte som et Noark-system dokumenterer all saksgang i offentlige forvaltningsorgan, må et forvaltningssystem for digitale depotinstitusjoner dokumentere pakkens proveniens så lenge pakken befinner seg i depotinstitusjonen. DIAS prosjektet skulle i utgangspunktet kun kravspesifisere programvare for å generere arkivpakker, men dette punktet ble utvidet i løpet av 2010 til å omfatte levering av et fullstendig forvaltningssystem for digitale depot.

Forvaltningssystemet som vant anbudsrunden heter EssArch, og er utviklet av en svensk leverandør i samarbeid med det svenske riksarkivet. EssArch blir levert som et åpent forvaltningssystem, det samme gjelder samtlige tillegg som spesifiseres og betales av DIAS prosjektet. For små og mellomstore depotinstitusjoner betyr dette i praksis at kostnadene ved å ta systemet i bruk skal være små, såfremt teknisk infrastruktur er på plass. Større depotinstitusjoner som ønsker tillegg tilpasset egne behov må koste disse selv.

DIAS prosjektet skal formelt avsluttes 27. mars 2012. Utvikling og testing av forvaltningssystemet blir dog ikke ferdigstilt før 30.06.2012. Dette betyr ikke at arbeidet er ferdigstilt. Både DIAS-pakken og forvaltningssystemet EssArch må revideres over tid. Riksarkivet sendte den 15.10.2011 søknad til Norsk kulturråd om midler for å etablere DIAS forvaltningsforum, slik at arbeidet som nå er lagt ned i DIAS prosjektet ikke utdateres men består over tid. Vi håper at Norsk kulturråd ser positivt på denne søknaden.

Les mer om DIAS:

DIAS-prosjektet (offisiell nettside) [ekstern lenke]
Arkheion (i Arkheion #2/2011, finner du en lengre artikkel om DIAS-prosjektet. Last ned som PDF her) [eksterne lenker]