Veileder for kommunereform ferdig

Veilederen for håndtering av arkiv og dokumentasjonsforvaltning  for kommuner som planlegger kommunesammenslåing er nå ferdigstilt.

Klikk på bildet for å gå til veilederen.

Veilederen er rettet mot arkivledere i kommuner som planlegger en kommunesammenslåing. Veilederen vil også være aktuell for fylkeskommuner som skal gjennomføre sammenslåing i regionsreformen. Arkivregelverket er likt for kommuner og fylkeskommuner. Anbefalingene vi gir kommunene om håndtering av arkiv i veilederen kan derfor også gis til fylkeskommuner i prosess.

Veilederen omhandler håndtering av eksisterende papirarkiv og digitale arkiv, og etablering av arkiv og arkivfunksjon i ny kommune.

Veilederen består av tre faser:

1. Fase frem til lokalt vedtak om sammenslåing er fattet. Gir råd om hvilke forberedelser som kan gjøres før vedtak er fattet og informerer om konkrete tiltak som kan igangsettes i påvente av vedtak.
2. Fase fra lokalt vedtak er fattet til sammenslåing er gjennomført. Gir en oversikt over hvilke arkivfaglige oppgaver som må gjennomføres i sammenslåingsprosessen. Tar for seg prosessen steg for steg – sett fra arkivleders ståsted. Gir konkrete råd om håndtering av eksisterende arkiver, samt etablering av arkivtjeneste og arkiver i ny kommune.
3. Gir råd om langsiktig arbeid med arkiv og dokumentasjonsforvaltning i ny kommune.

Veilederen er utarbeidet av SAMDOK, et samarbeidsprosjekt på tvers av forvaltningsnivåene for å sikre samfunnsdokumentasjon fra kommunal, statlig og privat sektor.

Prosjektgruppen har underveis mottatt innspill fra kommuner, fylkeskommuner, kommunale arkivinstitusjoner og KS, og ikke minst fra arkivledere i kommuner som har gjennomført en sammenslåing eller er i prosess.

Som supplerende lesning anbefaler vi KS’ kartlegging av digitale muligheter og utfordringer i forbindelse med kommunesammenslåinger: Digitale konsekvenser av en kommunesammenslåing.

Les mer:

• Kommunereform – Veileder i dokumentasjonsforvaltning og arkiv [ekstern lenke til kommunereformarkiv.no]
• Digitale konsekvenser av en kommunesammenslåing [ekstern lenke til ks.no]