Veileder for prosjektdokumentasjon – forslag til håndtering og bevaring

I samarbeid med Inderøy, Levanger og Malvik kommune har vi utarbeidet en veileder for dokumentfangst i kommunale prosjekt.

Veilederen gir en kort innføring i bruk av veilederen, oversikt over regulerende lovverk, innføring i journalføring og langtidslagring av dokumentasjon, innsyn, hvordan forholde seg til bruk av samhandlingsplattformer, bevaring og kassasjon og struktur i prosjektmappene.

I tillegg har vi sett på aktuelle dokumenttyper i ulike prosjektfaser. Det er laget et vedlegg til veilederen med oversikt over ulik dokumentasjon som tilhører ulike prosjektfaser. Oversikten sier noe om hvilke dokumenter som finnes, om de skal journalføres, om de skal bevares eller kasseres og eventuelt skjerming.

Det kan variere mellom ulike prosjekter eller ulike kommuner hva som utføres i hvilken fase. Plassering av type dokumenter kan derfor avvike noe fra oversikten. Oversikten er heller ikke utfyllende, men er ment som en mal som hver kommune kan tilpasse til seg.

Last ned prosjektfilene her:

• Veileder – Prosjektdokumentasjon – Forslag til håndtering og bevaring V1.0 [PDF-fil 448 kB]
  • Vedlegg 1 – Dokumenttyper i prosjektmappene V1.0 [Excel-fil 50 kB]

Har dere spørsmål eller kommentarer er det bare å melde disse til oss på Arkivdanning i IKA Trøndelag:

• Synnøve Dahl Wiseth: synnove.wiseth@ika-trondelag.no
• Anita Kildemo Flor: anita.flor@ika-trondelag.no